KNOW YOUR CUSTOMER (KYC)-RICHTLINIE
Novellis.io
Dokumenttyp: Know-Your-Customer-(KYC)-Richtlinie
Version: 1.0
Gültig ab: 1. Januar 2026
Verantwortliche Abteilung: Compliance
Überprüfungszyklus: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
1. Zweck und Zielsetzung
Die Know-Your-Customer-(KYC)-Richtlinie von Novellis.io definiert die Grundsätze und Verfahren zur Identifizierung und Verifizierung unserer Kunden.
Die KYC-Verifizierung ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Compliance- und Sicherheitsrahmens. Sie dient dazu, die Identität unserer Kunden zuverlässig festzustellen, Missbrauch unserer Dienste zu verhindern und finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
Unsere KYC-Maßnahmen unterstützen insbesondere die Verhinderung von:
Identitätsmissbrauch und Identitätsdiebstahl;
Betrug und andere missbräuchliche Aktivitäten;
Geldwäsche;
Terrorismusfinanzierung;
Unbefugten Zahlungen;
Missbrauch von Kunden- oder Zahlungskonten.
Novellis.io verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Art und Umfang der Verifizierung können daher je nach individuellem Kunden, Transaktion und zugehörigem Risiko variieren.
2. Grundsatz der Kundenidentifizierung
Novellis.io strebt an, sicherzustellen, dass jedes Kundenkonto eindeutig einer identifizierbaren natürlichen Person oder einem angemessen verifizierten Kunden zugeordnet werden kann.
Zu diesem Zweck kann Novellis.io vor oder während der Geschäftsbeziehung angemessene Informationen und Unterlagen anfordern.
Eine Verifizierung kann insbesondere erforderlich sein:
Bei Eröffnung eines Kundenkontos;
Vor bestimmten Finanztransaktionen;
Vor Bearbeitung einer Auszahlungsanfrage;
Bei Änderungen relevanter Kundeninformationen;
Bei ungewöhnlichen oder risikoreichen Aktivitäten;
Soweit dies nach geltendem Recht oder internen Compliance-Anforderungen erforderlich ist.
Die Nutzung bestimmter Konto- oder Zahlungsfunktionen kann von der erfolgreichen Durchführung der erforderlichen Verifizierung abhängig gemacht werden.
3. Risikobasierter KYC-Ansatz
Unsere KYC-Verfahren basieren auf einem risikobasierten Ansatz.
Nicht jeder Kunde oder jede Transaktion weist dasselbe Risikoniveau auf. Daher können unterschiedliche Verifizierungsstufen Anwendung finden.
Die Bewertung kann unter anderem folgende Faktoren berücksichtigen:
Kundenidentität und -profil;
Wohnsitz- und/oder Herkunftsland;
Verwendete Zahlungsinstrumente;
Transaktionsbeträge und -häufigkeit;
Bisheriges Transaktionsverhalten;
Potenzielle Sanktions- oder PEP-bezogene Bedenken;
Ungewöhnliche Kontoaktivitäten;
Herkunft der Mittel;
Sonstige relevante Compliance-Faktoren.
Wird ein höheres Risikoniveau festgestellt, kann eine verstärkte Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence, EDD) durchgeführt werden.
4. Standard-KYC-Verifizierung
Im Rahmen des standardmäßigen Kundenverifizierungsprozesses kann Novellis.io folgende Unterlagen anfordern.
4.1 Identitätsnachweis
Als anerkannte Dokumente können insbesondere gelten:
Gültiger Reisepass;
Gültiger Personalausweis;
Führerschein oder vergleichbares amtliches Identitätsdokument.
Das Dokument sollte grundsätzlich:
Gültig sein;
Vollständig und gut lesbar sein;
Die Identität des Kunden eindeutig feststellen;
Mit den im Kundenkonto angegebenen Informationen übereinstimmen.
Bei Bedarf kann eine zusätzliche Identitätsverifizierung erforderlich sein.
4.2 Nachweis der Wohnanschrift
Zur Verifizierung der angegebenen Wohnanschrift kann Novellis.io einen geeigneten Adressnachweis anfordern.
Beispiele können sein:
Strom-, Gas- oder Wasserrechnung;
Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung;
Amtliche Korrespondenz;
Steuerbescheid;
Sonstiger offizieller Nachweis der Wohnanschrift.
Das Dokument sollte grundsätzlich den vollständigen Namen des Kunden, die vollständige Anschrift und ein nachprüfbares Ausstellungsdatum enthalten.
Je nach Risikoprofil des Kunden oder Herkunftsland können zusätzliche Anforderungen gelten.
4.3 Verifizierung des Zahlungsinstruments
Sofern dies zur Verifizierung einer Zahlung oder zur Verhinderung von Zahlungsbetrug erforderlich ist, kann Novellis.io geeignete Nachweise in Bezug auf das verwendete Zahlungsinstrument anfordern.
Bei Zahlungskarten können beispielsweise die letzten vier Ziffern der Kartennummer zur Identifikation sichtbar bleiben.
CVV-/CVC-Sicherheitscodes und andere unnötige sensible Zahlungsinformationen dürfen nicht offengelegt werden.
Novellis.io kann je nach Zahlungsanbieter oder Zahlungsmethode alternative Nachweise anfordern.
5. Zusätzliche Verifizierungsanforderungen
Unter bestimmten Umständen kann die standardmäßige KYC-Verifizierung nicht ausreichen.
Novellis.io kann daher zusätzliche Informationen oder Unterlagen anfordern, einschließlich:
Zusätzlicher Identitätsdokumente;
Zusätzlicher Adressnachweise;
Informationen zur finanziellen Situation des Kunden;
Nachweisen über die Herkunft der Mittel;
Nachweisen über die Herkunft des Vermögens;
Informationen zum Zweck bestimmter Transaktionen;
Zusätzlicher Informationen zu verwendeten Zahlungsinstrumenten.
Die konkreten Anforderungen richten sich nach den Umständen des Einzelfalls und der jeweiligen Risikobewertung.
6. Verstärkte Sorgfaltspflicht (EDD)
Für Kunden oder Transaktionen mit erhöhtem Risikoniveau kann Novellis.io eine verstärkte Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence, EDD) durchführen.
Eine verstärkte Verifizierung kann beispielsweise erforderlich sein, wenn:
Ungewöhnlich hohe Transaktionsvolumina festgestellt werden;
Transaktionen erheblich vom bisherigen Verhalten des Kunden abweichen;
Die Herkunft der Mittel nicht ausreichend nachgewiesen werden kann;
Ein erhöhtes geografisches Risiko festgestellt wird;
Ein potenzieller PEP- oder sanktionsbezogener Verdacht besteht;
Hinweise auf Betrug oder Identitätsmissbrauch vorliegen;
Sonstige relevante Compliance-Risiken festgestellt werden.
Im Rahmen der EDD können zusätzliche Nachweise und Informationen angefordert werden.
7. Herkunft der Mittel
Liegen angemessene Risikoindikatoren vor, kann Novellis.io Nachweise über die Herkunft der für eine Transaktion verwendeten Mittel anfordern.
Mögliche Nachweise können sein:
Kontoauszüge;
Gehalts- oder Einkommensnachweise;
Steuerunterlagen;
Kauf- oder Verkaufsunterlagen;
Darlehensunterlagen;
Unternehmens- oder Geschäftsunterlagen;
Sonstige geeignete Belegunterlagen.
Die angeforderten Nachweise müssen ausreichen, um die Herkunft der relevanten Mittel nachvollziehbar festzustellen und zu dokumentieren.
8. PEP- und Sanktionsprüfung
Im Rahmen unserer Compliance-Verfahren können Kundeninformationen anhand relevanter Sanktionslisten und anderer gesetzlich zulässiger Compliance-Datenquellen geprüft werden.
Kunden können zudem auf einen potenziellen Status als politisch exponierte Person (PEP) geprüft werden.
Eine potenzielle Übereinstimmung stellt nicht automatisch einen Verstoß dar und führt nicht zwangsläufig zur Ablehnung. Sie kann jedoch eine zusätzliche Prüfung und gegebenenfalls verstärkte Sorgfaltspflichten erforderlich machen.
9. Laufende Überwachung und Überprüfung
Die KYC-Verifizierung endet nicht notwendigerweise mit dem Erstverifizierungsprozess.
Novellis.io kann Kundeninformationen und Verifizierungsunterlagen während der gesamten Geschäftsbeziehung regelmäßig oder anlassbezogen überprüfen.
Eine erneute Verifizierung kann beispielsweise erforderlich sein, wenn:
Sich persönliche Angaben ändern;
Dokumente ablaufen;
Erhebliche Veränderungen im Transaktionsverhalten auftreten;
Zusätzliche Risiken festgestellt werden;
Vorhandene Informationen nicht mehr aktuell oder ausreichend sind;
Rechtliche oder Compliance-Anforderungen eine erneute Verifizierung vorschreiben.
Kunden sind verpflichtet, relevante Informationen korrekt und aktuell zu halten.
10. Auszahlungen und KYC-Verifizierung
Zum Schutz der Kunden und zur Verhinderung von Betrug können Auszahlungsanfragen von einer erfolgreich abgeschlossenen KYC-Verifizierung abhängig gemacht werden.
Ist eine erforderliche Verifizierung noch nicht abgeschlossen, kann die Bearbeitung einer Auszahlung bis zum Abschluss des Verifizierungsprozesses zurückgestellt werden.
In solchen Fällen kann der Kunde über die erforderlichen nächsten Schritte und gegebenenfalls ausstehende Unterlagen informiert werden.
Eine Transaktion kann zudem einer zusätzlichen Prüfung unterliegen, wenn Abweichungen zwischen Kunden-, Zahlungs- und Verifizierungsinformationen festgestellt werden.
11. Prüfung der Unterlagen
Eingereichte Unterlagen können auf Plausibilität, Vollständigkeit, Authentizität und Übereinstimmung mit den im Kundenkonto gespeicherten Informationen geprüft werden.
Unterlagen können insbesondere abgelehnt werden, wenn sie:
Unleserlich sind;
Unvollständig sind;
Abgelaufen sind;
Nicht mit den angegebenen Kundeninformationen übereinstimmen;
Verändert oder manipuliert erscheinen;
Andernfalls für Verifizierungszwecke unzureichend sind.
In solchen Fällen kann Novellis.io ein neues oder alternatives Dokument anfordern.
12. Einreichung von KYC-Unterlagen
KYC-Unterlagen sollten ausschließlich über einen von Novellis.io bereitgestellten und für den jeweiligen Verifizierungsprozess vorgesehenen Kanal eingereicht werden.
Wird die Einreichung per E-Mail ausdrücklich angefordert oder angeboten, müssen die Unterlagen in einem klaren und gut lesbaren Format bereitgestellt werden.
Grundsätzlich akzeptierte Dateiformate können sein:
PDF;
JPEG/JPG;
PNG.
Unterlagen sollten:
Vollständig sein;
Klar und gut lesbar sein;
Nicht unnötig komprimiert sein;
Aktuell sein;
Frei von vermeidbaren Beschädigungen oder Verzerrungen sein.
Sensible Sicherheitsinformationen, einschließlich CVV-/CVC-Codes, dürfen nicht eingereicht werden.
Novellis.io kann je nach Verifizierungsverfahren zusätzliche technische Anforderungen festlegen.
13. Schutz personenbezogener Daten
Der Schutz personenbezogener Daten ist ein wesentlicher Bestandteil unseres KYC-Prozesses.
Im Rahmen des Verifizierungsprozesses erhobene Informationen werden gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und nur in dem Umfang verarbeitet, der für berechtigte geschäftliche, rechtliche, regulatorische oder Compliance-Zwecke erforderlich ist.
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Kundeninformationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen.
Der Zugriff auf KYC-Informationen ist grundsätzlich auf Personen und Dienstleister beschränkt, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
14. Aufbewahrung von KYC-Unterlagen
KYC-Daten und Verifizierungsunterlagen können gemäß den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen aufbewahrt werden.
Solche Unterlagen können insbesondere umfassen:
Identifikationsinformationen;
Eingereichte Dokumente;
Verifizierungsergebnisse;
Risikobewertungen;
Kommunikation im Zusammenhang mit KYC-Verfahren;
Relevante Transaktions- und Compliance-Informationen.
Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen werden Informationen gelöscht oder anderweitig gemäß den geltenden rechtlichen Anforderungen behandelt, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine fortgesetzte Aufbewahrung erfordert oder zulässt.
15. Ablehnung oder Einschränkung von Kontoaktivitäten
Novellis.io kann bestimmte Konto- oder Zahlungsaktivitäten einschränken, wenn die erforderliche Verifizierung nicht abgeschlossen werden kann oder relevante Compliance-Risiken festgestellt werden.
Dies kann insbesondere gelten, wenn:
Erforderliche Unterlagen nicht vorgelegt werden;
Die bereitgestellten Informationen widersprüchlich sind;
Die Identität des Kunden nicht ausreichend festgestellt werden kann;
Unterlagen nicht ausreichend verifiziert werden können;
Ein relevantes Betrugs- oder Compliance-Risiko festgestellt wird;
Die Nutzung einer bestimmten Zahlungsmethode nicht ausreichend nachgewiesen oder erklärt werden kann.
Maßnahmen werden grundsätzlich auf der Grundlage der Umstände des Einzelfalls und des festgestellten Risikoniveaus ergriffen.
16. Falsche oder manipulierte Informationen
Die Einreichung falscher, gefälschter, manipulierter oder vorsätzlich irreführender Informationen ist untersagt.
Werden Hinweise auf manipulierte Unterlagen oder falsche Informationen festgestellt, kann Novellis.io den Verifizierungsprozess erweitern und angemessene Maßnahmen ergreifen.
Je nach den Umständen können solche Maßnahmen umfassen:
Zusätzliche Verifizierungsverfahren;
Vorübergehende Einschränkung bestimmter Kontofunktionen;
Ablehnung einzelner Transaktionen;
Einschränkung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung;
Weitergabe relevanter Informationen an zuständige Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig.
17. Pflichten der Kunden
Jeder Kunde ist dafür verantwortlich, dass die in seinem Kundenkonto gespeicherten Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind.
Kunden müssen insbesondere:
Wahrheitsgemäße Angaben machen;
Gültige Unterlagen vorlegen;
Novellis.io über relevante Änderungen persönlicher Angaben informieren;
Nur eigene oder ordnungsgemäß autorisierte Zahlungsinstrumente verwenden;
Angeforderte KYC-Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist bereitstellen;
Keine gefälschten, verfälschten oder manipulierten Dokumente einreichen.
Eine erfolgreiche Erstverifizierung entbindet den Kunden nicht von diesen laufenden Pflichten.
18. Vertraulichkeit
KYC-Informationen werden vertraulich behandelt und nur gemäß den geltenden rechtlichen und betrieblichen Anforderungen verarbeitet.
Unter bestimmten Umständen kann Novellis.io gesetzlich verpflichtet sein, Informationen an zuständige Behörden, Gerichte, Zahlungsdienstleister oder andere berechtigte Stellen weiterzugeben.
Soweit gesetzlich zulässig, werden solche Offenlegungen auf die für den jeweiligen Zweck angemessenerweise erforderlichen Informationen beschränkt.
19. Compliance und Betrugsprävention
Die KYC-Verfahren von Novellis.io sind Teil unseres umfassenderen Compliance- und Sicherheitsrahmens.
KYC-Prüfungen können daher mit zusätzlichen Kontrollmaßnahmen kombiniert werden, einschließlich:
Geldwäschebekämpfungsmaßnahmen (Anti-Money Laundering, AML);
Transaktionsüberwachung;
Betrugsprävention;
Sanktionsprüfung;
PEP-Prüfung;
Zahlungsverifizierung;
Risikobewertungen.
Zweck dieser Maßnahmen ist es, die Sicherheit unserer Plattform und die Integrität unserer Geschäftsbeziehungen zu gewährleisten.
20. Aktualisierungen dieser KYC-Richtlinie
Novellis.io überprüft diese KYC-Richtlinie regelmäßig und kann sie bei Bedarf aktualisieren.
Aktualisierungen können unter anderem erforderlich sein aufgrund von:
Änderungen der geltenden gesetzlichen Anforderungen;
Regulatorischen Entwicklungen;
Neuen Betrugs- und Sicherheitsrisiken;
Änderungen unseres Geschäftsmodells;
Neuen Zahlungsmethoden;
Änderungen unserer internen Compliance-Verfahren.
Die aktuelle Version dieser KYC-Richtlinie wird auf der Website von Novellis.io veröffentlicht.
21. Kontakt
Bei Fragen zu unseren KYC-Verfahren oder einer angeforderten Verifizierung können sich Kunden an unser Support- oder Compliance-Team wenden.
E-Mail: support@novellis.net
Novellis.io
KYC- & Compliance-Abteilung
