RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG DER GELDWÄSCHE (AML) UND ZUR COMPLIANCE
Novellis.io
Dokumenttyp: Richtlinie zur Bekämpfung der Geldwäsche und Compliance
Version: 1.0
Gültig ab: 1. Januar 2026
Zuständige Abteilung: Compliance
Überprüfungszyklus: Mindestens jährlich oder bei wesentlichen regulatorischen Änderungen
1. Zweck und Zielsetzung
Novellis.io verfolgt einen einheitlichen und risikobasierten Ansatz zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug und anderer missbräuchlicher Nutzung seiner Dienste.
Diese Richtlinie zur Bekämpfung der Geldwäsche und zur Compliance (die „AML-Richtlinie“) definiert die grundlegenden Standards, Verfahren und Kontrollmechanismen, die Novellis.io zur Identifizierung, Bewertung, Überwachung und Minderung relevanter Risiken einsetzt.
Unsere Ziele umfassen insbesondere:
Schutz der Integrität unserer Geschäftsbeziehungen und Zahlungsströme;
Verhinderung des Missbrauchs unserer Dienste;
Angemessene Identifizierung und Verifizierung von Kunden und Geschäftspartnern;
Frühzeitige Erkennung ungewöhnlicher oder verdächtiger Aktivitäten;
Risikobewertung auf Basis eines risikobasierten Ansatzes;
Einhaltung geltender gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen;
Ergreifung angemessener Maßnahmen bei begründetem Verdacht.
Diese Richtlinie ist Teil unseres umfassenderen Compliance- und Risikomanagement-Rahmens.
2. Risikobasierter Compliance-Ansatz
Novellis.io wendet einen risikobasierten Ansatz (Risk-Based Approach, RBA) an.
Nicht jede Geschäftsbeziehung weist dasselbe Risikoniveau auf. Kunden, Transaktionen und Geschäftstätigkeiten können daher anhand verschiedener Risikofaktoren bewertet werden.
Die Risikobewertung kann insbesondere folgende Faktoren berücksichtigen:
Identität und Profil des Kunden;
Wohnsitzland oder Sitz des Kunden;
Herkunft der Mittel;
Verwendete Zahlungsinstrumente;
Transaktionsvolumen und -häufigkeit;
Art und Zweck der Geschäftsbeziehung;
Ungewöhnliche Transaktionsmuster;
Länder- und geografische Risiken;
Sanktions- und PEP-Risiken;
Anzeichen für Betrug oder Identitätsmissbrauch;
Sonstige Faktoren, die auf ein erhöhtes Risikoniveau hindeuten können.
Die resultierende Risikoeinstufung kann Art und Umfang der erforderlichen Verifizierung und unterstützenden Dokumentation bestimmen.
3. Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (Customer Due Diligence, CDD)
Customer Due Diligence (CDD) ist ein zentraler Bestandteil unseres AML-Programms.
Vor oder im Rahmen einer Geschäftsbeziehung kann Novellis.io die Informationen erheben und verifizieren, die zur eindeutigen Identifizierung des Kunden und zur angemessenen Bewertung der mit der Geschäftsbeziehung verbundenen Risiken erforderlich sind.
CDD kann insbesondere Folgendes umfassen:
Erhebung persönlicher oder geschäftlicher Informationen;
Verifizierung der Identität;
Verifizierung der angegebenen Wohn- oder Geschäftsadresse;
Bewertung des finanziellen Hintergrunds des Kunden, soweit erforderlich;
Bewertung des erwarteten Transaktionsverhaltens;
Abgleich mit relevanten Sanktions- und Risikodatenbanken;
Fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung.
Je nach Risikoprofil des Kunden können zusätzliche Verifizierungsmaßnahmen erforderlich sein.
4. Know Your Customer (KYC)
Im Rahmen unserer Know Your Customer (KYC)-Verfahren kann Novellis.io geeignete Nachweise zur Verifizierung der Identität des Kunden anfordern.
Dies kann Folgendes umfassen:
Identitätsnachweis
Reisepass;
Personalausweis;
Führerschein;
oder ein anderes vergleichbares amtlich ausgestelltes Identitätsdokument.
Das Dokument muss in der Regel gültig, vollständig und ausreichend lesbar sein.
Adressnachweis
Zur Verifizierung der Wohnadresse des Kunden kann Novellis.io beispielsweise anfordern:
Kontoauszüge oder andere Bankdokumente;
Versorgungsrechnungen;
Amtliche Dokumente;
Steuerdokumente;
oder andere geeignete amtliche Adressnachweise.
Zahlungs- und Finanzinformationen
Je nach Zahlungsmethode und Risikoprofil können zusätzliche Informationen zum verwendeten Zahlungsinstrument erforderlich sein.
Sensible Sicherheitsinformationen, wie CVV/CVC-Codes, dürfen nicht unnötig offengelegt werden.
Novellis.io kann die Dokumentationsanforderungen bei Bedarf anhand des Kundenprofils, des Risikoniveaus oder geltender gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen anpassen.
5. Verstärkte Sorgfaltspflichten (Enhanced Due Diligence, EDD)
Für Kunden oder Geschäftsbeziehungen mit erhöhtem Risikoniveau kann Novellis.io Enhanced Due Diligence (EDD) durchführen.
Eine verstärkte Verifizierung kann insbesondere erforderlich sein, wenn:
ungewöhnlich hohe Transaktionsvolumina festgestellt werden;
das Transaktionsverhalten erheblich vom erwarteten Kundenprofil abweicht;
erhöhte geografische Risiken bestehen;
die Herkunft der Mittel nicht hinreichend nachgewiesen werden kann;
eine potenzielle PEP-Beziehung festgestellt wird;
Sanktions- oder andere Compliance-Hinweise identifiziert werden;
Anzeichen für Betrug, Identitätsmissbrauch oder andere rechtswidrige Aktivitäten vorliegen;
sonstige relevante Risikofaktoren gegeben sind.
Im Rahmen der EDD können zusätzliche Informationen und unterstützende Unterlagen angefordert werden.
Dies kann Nachweise betreffend die Herkunft der Mittel (Source of Funds, SoF) und gegebenenfalls die Herkunft des Vermögens (Source of Wealth, SoW) umfassen.
6. Herkunft der Mittel und Herkunft des Vermögens
Soweit dies durch die anwendbare Risikobewertung erforderlich ist, kann Novellis.io Informationen zur Herkunft der für eine Transaktion verwendeten Mittel anfordern.
Herkunft der Mittel
„Herkunft der Mittel“ bezeichnet die konkrete Herkunft der finanziellen Mittel, die für eine bestimmte Transaktion verwendet werden.
Mögliche unterstützende Unterlagen können umfassen:
Kontoauszüge;
Gehalts- oder Einkommensnachweise;
Kauf- oder Verkaufsunterlagen;
Darlehensunterlagen;
Unternehmens- oder Geschäftsunterlagen;
Steuerunterlagen;
oder andere geeignete unterstützende Nachweise.
Herkunft des Vermögens
„Herkunft des Vermögens“ bezeichnet in der Regel die Herkunft und Anhäufung des Gesamtvermögens eines Kunden.
Je nach den Umständen können Informationen angefordert werden zu:
Erwerbs- oder Berufseinkommen;
Unternehmenseigentum oder Gesellschaftsanteilen;
Investitionen;
Immobilien;
Erbschaften;
oder anderen Vermögensquellen.
Art und Umfang der erforderlichen Dokumentation hängen vom individuellen Risikoprofil des Kunden ab.
7. PEP- und Sanktionsprüfung
Novellis.io kann Kunden gegen relevante Sanktionslisten sowie öffentlich zugängliche oder rechtmäßig zugängliche Compliance-Datenbanken prüfen.
Eine solche Prüfung kann insbesondere Abgleiche betreffen mit:
Politisch exponierten Personen (PEPs);
Sanktionslisten;
Risiken der Terrorismusfinanzierung;
bekannten Betrugs- oder Finanzkriminalitätsrisiken;
sonstigen relevanten Compliance-Risiken.
Ein potenzieller Treffer führt nicht automatisch zur Ablehnung der Geschäftsbeziehung. Er kann jedoch eine zusätzliche Prüfung und gegebenenfalls verstärkte Sorgfaltspflichten auslösen.
8. Transaktionsüberwachung
Novellis.io kann eine fortlaufende Transaktionsüberwachung durchführen, um ungewöhnliche oder potenziell missbräuchliche Aktivitäten zu identifizieren.
Die Überwachung kann unter anderem folgende Faktoren berücksichtigen:
Transaktionsbeträge und -häufigkeit;
Ein- und Auszahlungsverhalten;
Veränderungen gegenüber der bisherigen Kundenaktivität;
Verwendung verschiedener Zahlungsinstrumente;
ungewöhnliche Zahlungswege;
Transaktionen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck;
ungewöhnliche zeitliche oder strukturelle Transaktionsmuster;
mögliche Versuche, bestehende Kontrollmaßnahmen zu umgehen.
Transaktionen können mithilfe automatisierter technischer Systeme und gegebenenfalls durch manuelle Compliance-Prüfungen analysiert werden.
9. Zahlungen durch Dritte
Grundsätzlich müssen Einzahlungen einem verifizierten Kunden oder einem entsprechend autorisierten Zahlungsinstrument zuzuordnen sein.
Zahlungen von nicht verifizierten oder nicht autorisierten Dritten können abgelehnt oder einer zusätzlichen Prüfung unterzogen werden.
Novellis.io kann geeignete Unterlagen anfordern, um die Berechtigung des Kunden zur Verwendung eines bestimmten Zahlungsinstruments nachzuweisen.
10. Zahlungen und Auszahlungen
Zur Reduzierung von Geldwäsche- und Betrugsrisiken können Auszahlungen auf das ursprünglich verwendete Zahlungsinstrument oder eine andere angemessen verifizierte Zahlungsmethode beschränkt werden.
Je nach Zahlungsmethode können unterschiedliche Verfahren gelten.
Insbesondere können Erstattungen grundsätzlich an die ursprüngliche Zahlungsquelle zurückgeführt werden, soweit dies technisch möglich, rechtlich zulässig und mit den geltenden Zahlungsbedingungen vereinbar ist.
Barzahlungen werden nicht unterstützt.
Novellis.io kann bestimmte Zahlungsmethoden oder Zahlungsinstrumente aus Sicherheits-, Risiko- oder Compliance-Gründen einschränken.
11. Ungewöhnliche und verdächtige Aktivitäten
Eine Transaktion oder Aktivität kann einer verstärkten Prüfung unterzogen werden, wenn sie aufgrund ihrer Art, ihres Betrags, ihrer Häufigkeit oder sonstiger Umstände als ungewöhnlich erscheint.
Mögliche Warnindikatoren können sein:
erhebliche Abweichungen vom normalen Kundenverhalten;
ungewöhnlich schnelle Ein- und Auszahlungen;
Verwendung mehrerer unerklärlicher Zahlungsquellen;
wiederholte Transaktionen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck;
widersprüchliche Kundeninformationen;
Verwendung von Zahlungsinstrumenten, die dem Kunden nicht eindeutig zugeordnet werden können;
Anzeichen für Identitätsmissbrauch;
Versuche, KYC- oder Compliance-Kontrollen zu umgehen;
Bedenken hinsichtlich der Herkunft der Mittel.
Ein einzelner Indikator stellt nicht automatisch einen Nachweis rechtswidrigen Verhaltens dar. Bewertungen erfolgen auf Grundlage der Gesamtumstände und des Risikoprofils des Kunden.
12. Compliance-Untersuchung
Wenn relevante Bedenken festgestellt werden, kann Novellis.io eine interne Compliance-Untersuchung durchführen.
Eine solche Untersuchung kann umfassen:
Prüfung der Kundeninformationen;
Analyse der Transaktionshistorie;
Prüfung der verwendeten Zahlungsinstrumente;
Abgleich mit verfügbaren Compliance-Daten;
Anforderung zusätzlicher Unterlagen;
Bewertung der Herkunft der Mittel;
dokumentierte Risikobewertung;
Festlegung angemessener weiterer Maßnahmen.
Während einer Untersuchung können bestimmte Konto- oder Zahlungsfunktionen vorübergehend eingeschränkt werden, soweit dies zur Durchführung der Prüfung oder zur Verhinderung potenzieller Schäden erforderlich ist.
13. Maßnahmen bei erhöhtem oder inakzeptablem Risiko
Je nach Ergebnis einer Compliance-Prüfung kann Novellis.io angemessene Maßnahmen ergreifen.
Solche Maßnahmen können umfassen:
Anforderung zusätzlicher Unterlagen;
verstärkte Überwachung;
vorübergehende Einschränkung bestimmter Kontofunktionen;
Ablehnung einer Transaktion;
Ablehnung einer Zahlung;
Rückführung von Mitteln an eine verifizierte ursprüngliche Zahlungsquelle, soweit rechtlich zulässig;
Einschränkung der Geschäftsbeziehung;
Beendigung der Geschäftsbeziehung;
Meldung an zuständige Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig.
Die konkrete Maßnahme hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
14. Meldung verdächtiger Aktivitäten
Wenn im Rahmen einer Prüfung ein begründeter Verdacht auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug oder andere relevante rechtswidrige Aktivitäten entsteht, kann Novellis.io verpflichtet sein, relevante Informationen an zuständige Behörden oder andere gesetzlich bestimmte Stellen zu übermitteln.
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, werden solche Meldungen vertraulich behandelt.
Entsprechend kann Novellis.io gesetzlich daran gehindert sein, Kunden über bestimmte interne Prüfungen oder über die Einreichung oder beabsichtigte Einreichung einer Meldung zu informieren.
15. Aufbewahrung und Dokumentation
Relevante KYC-, Transaktions- und Compliance-Informationen können gemäß den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen dokumentiert und aufbewahrt werden.
Aufzeichnungen können unter anderem umfassen:
Identifikationsinformationen;
eingereichte Unterlagen;
Ergebnisse von KYC-Prüfungen;
Risikobewertungen;
Transaktionsdaten;
Compliance-Prüfungen;
Kommunikation im Zusammenhang mit Compliance-Maßnahmen;
gegebenenfalls für zuständige Behörden relevante Unterlagen.
Aufzeichnungen werden gemäß den geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften aufbewahrt.
16. Datenschutz und Vertraulichkeit
Personenbezogene Daten werden im Rahmen von KYC-, AML- und Compliance-Verfahren nur verarbeitet, wenn eine angemessene Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Novellis.io setzt angemessene organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Informationen um.
Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind in der geltenden Datenschutzerklärung dargelegt.
17. Verantwortlichkeiten
Die Umsetzung der AML- und Compliance-Anforderungen erfolgt innerhalb eines definierten Verantwortungsbereichs.
Wesentliche Verantwortlichkeiten umfassen:
Überwachung relevanter Compliance-Risiken;
Durchführung oder Koordination von KYC-Prüfungen;
Bewertung ungewöhnlicher oder potenziell verdächtiger Aktivitäten;
Dokumentation von Compliance-Entscheidungen;
Überprüfung und Aktualisierung interner Kontrollverfahren;
gegebenenfalls Zusammenarbeit mit zuständigen Behörden und externen Dienstleistern.
Mitarbeiter oder beauftragte Personen, die für KYC-, Zahlungs- oder Compliance-bezogene Funktionen verantwortlich sind, sollten entsprechend ihrer jeweiligen Rolle angemessen geschult und informiert werden.
18. Schulung und Sensibilisierung
Novellis.io fördert eine Unternehmenskultur, in der Compliance und der verantwortungsvolle Umgang mit finanziellen Aktivitäten hohe Priorität genießen.
Mitarbeiter mit relevanten Verantwortlichkeiten können regelmäßig Schulungen zu Bereichen wie folgenden erhalten:
Bekämpfung der Geldwäsche;
KYC;
Betrugsprävention;
Sanktionsvorschriften;
Datenschutz;
Erkennung verdächtiger Aktivitäten.
Schulungsinhalte können entsprechend den jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter angepasst werden.
19. Überprüfung und Aktualisierung dieser Richtlinie
Diese AML-Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Eine Überprüfung kann insbesondere erforderlich sein aufgrund von:
Änderungen geltender gesetzlicher Anforderungen;
Änderungen regulatorischer Standards;
neuen oder sich entwickelnden Geldwäscherisiken;
Änderungen des Geschäftsmodells;
Einführung neuer Produkte oder Zahlungsmethoden;
wesentlichen Änderungen des Gesamtrisikoprofils.
Die aktuelle Version dieser Richtlinie wird auf der Novellis.io-Website bereitgestellt.
20. Mitwirkung der Kunden
Die Wirksamkeit unserer Compliance-Maßnahmen hängt von der Mitwirkung unserer Kunden ab.
Kunden sind verpflichtet, auf Anfrage vollständige, zutreffende und aktuelle Informationen bereitzustellen.
Insbesondere dürfen Kunden keine gefälschten, manipulierten oder irreführenden Dokumente einreichen.
Die Nichtbereitstellung erforderlicher Informationen oder die Einreichung widersprüchlicher oder unzutreffender Informationen kann dazu führen, dass bestimmte Dienste nicht verfügbar sind oder Transaktionen abgelehnt oder verzögert werden.
21. Null-Toleranz gegenüber Finanzkriminalität
Novellis.io vertritt eine strikte Haltung gegenüber dem Missbrauch seiner Dienste.
Jede Aktivität, die darauf abzielt, die Herkunft von Vermögenswerten zu verschleiern, Identitäten zu verschleiern, finanzielle Kontrollen zu umgehen oder illegale Mittel über unsere Dienste zu bewegen, ist untersagt.
Wir behalten uns das Recht vor, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, wenn solche Risiken festgestellt werden.
22. Kontakt
Fragen zu unseren AML-, KYC- oder Compliance-Verfahren können an unser Support- oder Compliance-Team gerichtet werden.
E-Mail: support@novellis.net
Novellis.io
Abteilung zur Bekämpfung der Geldwäsche & Compliance
